Dans le développement d’une entreprise, il arrive que pour des raisons données un changement de siège soit nécessaire pour une meilleure avancée des affaires. Cependant, il est nécessaire de suivre un processus donné pour y arriver dans le respect des règles. Découvrez ici la démarche à suivre pour procéder à un transfert de siège social dans les règles de l’art.
L’identification des raisons du transfert de siège social
Les changements de locaux se font pour diverses raisons : le transfert de siège social est souvent motivé par le fait que les locaux sont devenus inadéquats pour les activités en cours. Cela peut également être dû à :
- un agrandissement des locaux,
- la fusion entre deux sociétés,
- des loyers qui sont trop élevés,
- une meilleure offre immobilière.
Un changement de locaux est généralement associé à une bonne nouvelle, surtout pour les activités de l’entreprise. Elle change l’image de l’entreprise, augmente sa notoriété.
Le choix des nouveaux locaux pour l’entreprise
Le déménagement doit se faire en suivant un certain nombre d’étapes. L’identification des nouveaux locaux en est une. Vous devez donc énumérer les critères avant d’arrêter votre choix :
- la superficie idéale,
- l’état des bâtiments,
- et des installations préexistantes.
Au bout de cette phase, vous aurez à faire un état des lieux de votre entreprise. Il faudra faire un inventaire de l’ensemble de l’entreprise et de votre réseau informatique. Vous aurez ainsi un aperçu des travaux à effectuer ainsi que ce qu’il faut changer pour une meilleure estimation du budget.
L’information du changement de locaux aux tiers et collaborateurs
L’annonce du changement de locaux aux collaborateurs et aux tiers doit se faire au plus tôt. Il est indispensable d’informer tout le monde afin de continuer vos activités normalement. L’annonce se fait dans un journal d’annonce légale dans un délai d’un mois, à compter du jour où la décision de changement de siège est prise.
La réalisation des formalités administratives pour le transfert
Une fois la décision prise, vous devez vous assurer de mettre à jour vos documents administratifs. Vous n’avez pas besoin de compétences juridiques particulières, la procédure est assez simple. À cette étape, vous devrez vous occuper de la déclaration de votre changement d’adresse à toutes les personnes qui interviennent dans votre écosystème. Il s’agira essentiellement de vos clients, vos fournisseurs ou vos partenaires.
Toutefois, il existe des plateformes en ligne qui s’occupent de ce type de démarches et s’assurent de fournir les documents demandés dans un délai raisonnable. Il est donc tout à fait possible de s’occuper des formalités de transfert ou de les confier simplement à une plateforme juridique en ligne.
Le choix de prestataire pour le déménagement dans les nouveaux locaux
Une fois tous les détails fixés et les dernières formalités effectuées, le déménagement peut démarrer. Vous pourrez le faire vous-même ou alors déléguer la tâche à des prestataires de services. Autour de vous, il y a des professionnels qui sont chargés d’effectuer ce genre de tâches.
Au préalable, il faudra s’assurer de faire une liste des tâches à faire pour prendre en compte tous les détails importants et ne rien oublier. Une recherche sur internet vous permettra de trouver le prestataire qu’il vous faut.
